LEAN - Mikill fjárhagslegur ávinningur af því að draga úr sóun

Höfundur: Vibeke Fladkjær Nielsen

Grundvallarþáttur í notkun á LEAN er að draga úr sóun á verðmætum. En hvað er sóun og hvernig kemst maður hjá henni?

Í LEAN er allt sem felur í sér kostnað eða vinnu án þess að skila ávinningi flokkað sem sóun. Sóun getur leynst í mörgum verkferlum sem unnir eru á hverjum degi og því getur verið snúið að greina þessa þætti. Í LEAN er sóun flokkuð í 7 flokka sem eiga að auðvelda mönnum að nota þessar skilgreiningar í daglegum störfum.

Dauður tími (biðtími)

Dauður tími er sóun óháð því hvort verið er að tala um biðtíma hjá starfsmönnum, ónýttar vinnuvélar eða hreinlega upplýsingar sem ekki er unnið úr og nýtast því ekki sem skyldi. Biðtími er ónýttur tími sem leiðir til þess að ekki er eðlilegt flæði í vinnunni á búinu, sem dæmi má nefna:

Ef vinnuskipulag er sett upp þannig að nota þarf sömu vélina á tveim stöðum í einu.
Biðtími við vinnu við áfyllingar, t.d. þegar standa þarf við vatnskarið meðan rennur í það.
Bið eftir samstarfsmönnum.
Leit að hlutum sem ekki eru á sínum stað.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Dreifa vinnuálaginu betur yfir daginn svo allir starfsmenn nýtist sem best.
Leggja áherslu á að sem flest verkefni sé hægt að leysa af einum starfsmanni.
Hafa ávallt tilbúinn verkefnalista með verkefnum sem hægt er að vinna ef starfsmaður þarf að bíða.
Koma góðu skipulagi á svo ekki fari tími í að leita að hlutum sem þarf að nota.

Flutningar

Miklir flutningar geta leitt af sér sóun. Í ljósi þeirrar þróunar sem orðið hefur í landbúnaði síðustu ár, þar sem búin hafa stækkað og umfangið aukist, þarf sérstaklega að gefa þessu gaum. Stærri hjarðir, fleiri byggingar og fleiri tún sem þarf að heyja auka allt umfang. Sem dæmi má nefna:
Að geyma hluti tímabundið einhvers staðar í staðinn fyrir að þeir fari beint þangað sem þörf er á þeim.
Akstur með hálflestaðan vagn.
Óþarfa flutningur á fóðri t.d. ef of mikið er tekið og það þarf að skila helmingnum til baka.
Langir og vinnufrekir flutningar á mjólk í kálfa.
Ef sækja þarf aðföng á marga mismunandi staði, t.d fóður sem blanda á heilfóður úr.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Forðist tímabundna geymslu á hlutunum einhvers staðar.
Lágmarka vegalengdir sem flytja þarf aðföng og hluti.
Flokka og merkja tæki og tól sem nota þarf, t.d. að allt sem nota þarf við burðarhjálp sé sett saman og merkt þannig að ekki þurfi að fara margar ferðir hingað og þangað eftir verkfærum.

Stórir og óhagkvæmir vörulagerar

Óþarfa geymsla á miklu magni af vörum á lager er sóun. Ef mikið magn af vörum/aðföngum er geymt til lengri tíma getur verið erfitt að finna einstaka hluti þegar maður hefur þörf á þeim. Fóður og varahlutir eru eitthvað sem nauðsynlegt er að eiga á lager en þá gildir að lagerinn sé ekki óþarflega stór t.d. að ekki sé verið að geyma margra ára birgðir af heyi eða varahlutum. Sem dæmi má nefna:

Mjög mikið af varahlutum til á lager eða geymsla á ónýtu fóðri.
Stór og óskipulagður lager af hlutum þar sem erfitt er að finna það sem vantar.
Lager af hlutum sem eru orðnir óþarfir eða skemmast áður en það þarf að nota þá.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Kaupa inn í samræmi við þarfir og pláss.
Minnka vörulagera og skipuleggja vel þannig að ekki fari óþarfa tími í að leita að hlutum sem þarf að nota.

Óþarfa vinna og endurtekningar

Hér er verið að tala um sóun vegna vinnu sem unnin er án þess að hún sé að skila árangri eða hagnaði. Sem dæmi má nefna:

Að halda í gamalt og úrelt vinnulag þegar skilvirkari vinnuaðferðir eru til.
Að gera hreint þar sem ekki er skítugt.
Að nota margar mismunandi tegundir af fóðri þegar færri duga til að ná sama markmiði.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Skoða hvert verk fyrir sig og hvernig þau eru unnin. Er vinnan skilvirk eða er hægt að draga úr vinnu við verkin og ná sama eða betri árangri?
Skilgreinið verkferla svo allir séu samstiga um hvernig vinna á hlutina.

Offramleiðsla/offjárfesting

Hér er átt við þegar framleiðsla er umfram þarfir eða áður en þörf er á vörunni. Þannig dregur úr skilvirkni í framleiðslunni því að það gengur hraðar á aðföng og krefst meiri vinnu en raunverulega er þörf á. Einnig er meiri hætta á að offramleiðsla leiði af sér annars konar sóun. Dæmi um sóun vegna offramleiðslu/offjárfestingu:

Heyskapur er umfram þarfir eða ekki í réttu samhengi við þarfir þannig að mikið verður til af fyrningum sem þurfa geymslupláss og tapa gæðum.
Nýbyggingar eða tæki (t.d. mjaltaþjónn) sem ekki eru fullnýtt.
Framleiðsla á mjólk sem ekki er hægt að selja.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Setja fram skilgreiningar og staðla fyrir alla verkferla.
Setja markmið um að framleiðsla/fjárfestingar séu í samræmi við eftirspurn (þarfir viðskiptavinarins).

Óþarfa snúningar

Óþarfa snúningar eru sóun á tíma. Verk á alltaf að vinna þannig að sem fæst handtök þurfi til að framkvæma verkið. Eftir því sem aðstæður á búinu kalla á meiri líkamlega vinnu eru líkur á sóun vegan óþarfa snúninga meiri. Sem dæmi má nefna:

Stöðug hlaup eða leit eftir verkfærum.
Stíga upp og niður úr dráttarvél til að opna og loka hliðum.
Líkamleg vinna sem hægt er að framkvæma með vélum.
Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:
Staðsetja hlutina þar sem stutt og þægilegt er að nálgast þá þar sem þeir eru notaðir.
Þegar um er að ræða verk sem eru tímafrek og slítandi getur borgað sig að fjárfesta í tæki sem leysir mannshöndina af hólmi. T.d. getur flórgoði verið skynsamleg lausn þegar skafa þarf umtalsvert marga fermetra af rimlagólfi eða sópvél ef oft þarf að sópa stóra gólffleti.

Mistök:

Þegar mistök verða við vinnu getur það leitt til sóunar á verðmætum. Það er mannlegt að gera mistök og mikilvægt að draga úr líkum á að slíkt komi fyrir. Sem dæmi má nefna:

Lyfjablönduð mjólk fer í tankinn.
Röng lyfjagjöf eða meðhöndlun á veikum skepnum sem verður til þess að dýrið drepst.
Léleg pökkun á rúllum þannig að fóður skemmist.

Leiðir til að draga úr þessari tegund af sóun:

Skilgreina verkferla þannig að allir starfsmenn geti á auðveldan hátt vitað hvernig á að vinna hlutina.
Tryggja eðlileg samskipti og samstarf allra stafsmanna þannig að menn hjálpist að og minnki líkur á að mistök eigi sér stað.

Léleg nýting á vinnutíma og þekkingu

Í viðbót við þá sjö þætti sem hér hafa verið taldir upp má nefna tvo þætti sem snúa beint að einstökum starfsmönnum búsins. Annars vegar er hægt að tala um sóun þegar þekking og reynsla starfsmanns er ekki nýtt sem skyldi í vinnu á búinu og hins vegar ef starfsmaður nýtir vinnutíma sinn illa þannig að vinnuafköst eru ekki viðunandi. Með notkun á LEAN-verkfærum er hægt að vinna markvisst að því að minnka sóun á búinu og þannig bæta reksturinn í gegnum meiri skilvirkni og betri nýtingu aðfanga.

Greinin heitir á dönsku Lean: Mange penge at hente ved að undga spild og birtist áður í Kvæg í desember 2010. Höfundur er Vibeke Fladkjær Nielsen, landsráðunautur hjá SEGES S/P í Danmörku. Þýtt og staðfært af Gunnfríði Elínu Hreiðarsdóttur. RML.

Skylt efni: LEAN manegement